¿Qué es la producción de eventos?

La producción de eventos o espectáculos la podemos definir de dos formas. Para la definición corta podríamos decir que la producción sería todo lo que es necesario hacer antes, durante y después de un evento para que éste se lleve a cabo.

La definición larga podría englobar desde tener la idea original a contactar y contratar al artista, conseguir, alquilar o construir el lugar en el que se realizará, contar con los equipos técnicos y humanos que realizarán multitud de funciones, realizar la comunicación necesaria, conseguir los permisos… y un largo etcétera de tareas que no finalizarán hasta bastante después del fin del espectáculo. Y por supuesto, todo englobado dentro de un plan económico, un presupuesto que debe cuadrar y, a ser posible, resultar beneficioso.

“Para que exista un espectáculo sólo hacen falta dos cosas: una persona que actúe y otra persona que mire”

Como muchas cosas de esta vida, un espectáculo puede ser algo sencillo o algo infinitamente complicado. Siendo estrictos, y recordando al sabio Peter Brook, autor del fundamental “El espacio vacío”(1968), “para que exista un espectáculo sólo hacen falta dos cosas: una persona que actúe y otra persona que mire”. Muchas veces me he imaginado a los hombres de las cavernas; a la par que descubrían la risa y el humor, repitiendo el primer gag de la historia de la humanidad, la caída, sonido o mueca que hacía que sus contemporáneos se descojonasen. También me imaginaba, después, cuando aquel primitivo actor primitivo repetía su gag en el contexto equivocado y era molido a palos por otros congéneres más fuertes y menos sensibles a las artes. Ya había nacido la tragicomedia.

El cumpleaños feliz

la producción de eventos como cumpleaños

Un cumpleaños es un evento

Pero volviendo a la producción de un espectáculo, hay un buen símil para explicarla. El cumpleaños infantil. Realizar la producción de un gran concierto al que asisten 10.000 personas (por ejemplo), es bastante comparable, salvando las distancias, a organizar el cumpleaños de un niño de 5 años.

Me explico. Por lo que vamos a celebrar, no es un día normal, un día más, sino que es un acontecimiento especial. Lo tenemos apuntado en el calendario y lo esperamos con ansia. Por ello debemos hacer los preparativos con el suficiente tiempo para que todo salga bien en la fecha indicada.

Producción de una fiesta de cumpleaños

El protagonista es el que cumple años, por lo que aquí no hay booking ni contratación, pero igual que en el concierto, hay un protagonista al que los demás vienen a ver.

Debemos escoger a los invitados (el público de nuestro evento) y hacerles llegar las invitaciones (comunicación, publicidad, venta de entradas), con suficiente tiempo para que sus padres se organicen y los puedan llevar. Y para que no vayan a otro cumpleaños ese día (otros eventos).

Debemos fijar unos horarios de comienzo y de final y cumplirlos.

Debemos buscar el lugar adecuado para celebrarlo: la casa, un local para niños, un parque…(bar, sala, teatro, recinto de festival…).

Alguien compra los gusanitos y los chocolates y los coloca (catering/restauración).

Alguien se encarga de comprar y repartir los globos, sombreros o lo que sea que identifica a los niños como asistentes al evento y que éstos se llevan de recuerdo. (¿Os acordáis de esa pulsera de festival que no os quitáis?).

Y por supuesto, alguien apaga la luz (iluminación) en el momento que entra en escena la tarta con las velas encendidas mientras todos cantan “Cumpleaños feliz” (música, sonido).

Puede parecer sencillo, pero pensadlo. Si no se hace todo bien y en el momento adecuado, la fiesta de cumpleaños será un desastre. Y los niños son el público menos cínico que hay. Si el espectáculo no está bien hecho nos lo van a decir a la cara.

La producción no se ve

Sobre todo la buena. Producción es todo lo necesario para que el evento salga perfecto, y centre toda la atención del público. Al público no le importa si el escenario está formado por 36 tarimas o por 40. Ni si falló un foco y hubo que cambiarlo in extremis. Ni si la banda llegó tarde a la prueba de sonido y eso retrasó todo lo demás.

El público va a ver aquello por lo que paga una entrada. No viene a vernos a nosotros, profesionales del sector. Por eso se habla de lo ingrato de esta profesión. Puedes pasarte horas, días o semanas trabajando y dejándote la piel para realizar un evento y posiblemente nadie del público te dé la enhorabuena o te aplauda. Nunca he compartido esta visión tan pesimista; es normal que nadie te felicite ya que NO somos artistas. No somos los que estamos a la vista del público; lo está el resultado de nuestro trabajo. Trabajamos con los artistas: para ellos y su público. Y nos esforzamos para arrancar esa cara de sorpresa cuando comienza el show o para que suene fuerte el aplauso final. Esa es nuestra mayor recompensa. Por si aún no había quedado claro, ésta es una profesión movida por la pasión.

Siguientes entradas de la producción de eventos:

2: La producción de eventos (2/4)

3: La producción de eventos (3/4)

4: La producción de eventos (4/4)