Un evento comienza cuando sale de la cabeza de alguien. Cuando surge la idea. Pero si las ideas no se desarrollan se quedan en eso, en ideas. Por eso hay que trabajarla teniendo en cuenta objetivos, necesidades, capacidades, dificultades, riesgos y posibilidades. Qué se quiere hacer, cómo, dónde, cuándo, con qué personal y con qué presupuesto.

Seguramente al principio no hay respuesta para todas estas cuestiones. Pero se deben ir teniendo en cuenta para que no se olviden por el camino o que después se tomen decisiones improvisadas. Lo más importante es saber qué se quiere hacer. Y contar con profesionales preparados.

Un ejemplo fácil

Pongamos por caso, para desarrollar la explicación de este post, que la empresa, cliente, institución (X) quiere realizar un evento.

X buscará una persona o empresa productora de eventos (P), que aceptará el encargo de llevar a cabo la realización del mismo.

Tras una primera reunión en la que X le cuenta a P lo que quiere hacer, donde, cuando, y con qué presupuesto, P estudiará el encargo y le presentará a X un presupuesto por su servicio. Éste puede incluir la realización total o parcial del mismo. Es decir, encargarse de la organización de todas las tareas o sólo de determinados servicios y necesidades del cliente. Dependerá de la capacidad y el tamaño de P.

Puede ser que el encargo de X sea organizar un acto en su totalidad (por ejemplo, el aniversario de una empresa: con video corporativo, discursos, entrega de premios, cena, concierto y fiesta con un DJ) o solamente una parte (el concierto de la fiesta del aniversario de la empresa). Puede que P abarque todo el encargo, subcontratando a su vez aspectos y servicios técnicos o de gran especialización, como el sonido e iluminación, o la instalación de redes wi-fi en un recinto, por ejemplo.

Cuando X y P se ponen de acuerdo en qué se va a hacer y con qué presupuesto, P se pone manos a la obra. Al finalizar, P le presentará una factura a X. 

Comenzamos a trabajar

Finalmente X encarga el evento de su fiesta de aniversario en totalidad a P. Y lo quieren celebrar en las propias instalaciones de la empresa de X. Tras acordar el presupuesto, el contenido del evento y las necesidades para realizarlo, P deberá acudir a conocer las instalaciones de X, para ver cómo se puede llevar a cabo lo que X pide.

Conocer al cliente y sus necesidades es vital. La idea de un evento es muy atractiva, por la visibilidad que le dará a la empresa contratante en comparación a otro tipo de acciones. Por eso, entender qué quiere el cliente es vital para poder ofrecerle lo que más le convenga. Si has visto una pieza de teatro experimental que te dejó impresionado, tal vez no sea el contenido más adecuado para la presentación del nuevo producto de una marca, o para la fiesta de X.

Y…¿cómo lo hacemos?

Una vez en las instalaciones de X, P estudia dónde colocar todo lo necesario.

Dónde se colocará un pequeño escenario o tarima, desde el cual se harán los discursos, se entregarán los premios y luego actuará un grupo de música. Dónde se colocarán las mesas para la cena. ¿Nos interesa que esté todo en la misma sala, o por el contrario nos interesa separar los dos espacios? Pues depende, del sitio, del cliente, de como se quiera enfocar el acto…

¿Por donde entrará la gente?, ¿habrá un guardarropa? Y la cena…¿será un catering frío o una cena caliente de plato?…Habrá que tener en cuenta esto para habilitar un espacio para el personal de restauración…Y el suelo, ¿cómo es?…¿qué pasa si se mancha, si cae por ejemplo, vino tinto?… ¿es fácil de limpiar o por el contrario es de una piedra porosa cuyas manchas son difíciles de eliminar? En ese caso tendremos que preverlo y colocar una moqueta aislante…

Y no olvidemos a los técnicos de sonido e iluminación. Tendremos que pensar en la manera de que accedan con su material y que lo almacenen en algún lugar discreto durante el evento. Y los músicos, ¿tienen un sitio donde cambiarse?, ¿Tienen catering asignado?…

En definitiva

En la pre-producción de un evento surgen muchas preguntas. Y no hay respuestas fijas para todas estas preguntas, ni una única manera de hacer las cosas bien. La producción de eventos consiste en encajar muchas piezas diferentes. Estas piezas tienen tamaños y formas diferentes, y a menudo aparecen de forma aleatoria.

Producción de un evento

Producción de un evento: encajar piezas

En primer lugar, tenemos las necesidades del cliente. Por ellas nos paga y debemos satisfacerlas lo mejor que podamos. Nosotros tenemos la experiencia de eventos pasados y debemos pensar, prever, qué problemas pueden surgir. Y qué soluciones funcionan mejor. Usaremos nuestra experiencia, nuestra capacidad de adaptación y nuestra inventiva para resolver los problemas que vayan surgiendo.

Intentaremos hacerle comprender al cliente qué se puede hacer y qué no. Qué puede funcionar y qué nos puede reportar infinidad de nuevos problemas. A veces funciona bien una cosa, y a veces no. A veces se toman decisiones que sobre el papel no serían la mejor, pero en ese momento son la única posible…Insisto, nunca hay una única manera de hacer las cosas, y eso es algo que me encanta de esta profesión.  A menudo la diferencia la marcan las personas, la sucesión de acontecimientos, el tiempo asignado a ellos o los medios técnicos empleados.

 

Puedes leer las otras entradas de esta serie:

1: La producción de eventos (1/4)

3: La producción de eventos (3/4)

4: La producción de eventos (4/4)