Habíamos comenzado a analizar el proceso de la pre-producción, que son todas las tareas que deberemos hacer para ir perfilando la producción del evento que vamos a realizar. Además de las múltiples preguntas que surgen, en esta fase se realizan diferentes tareas como visitas al lugar o elección de materiales y servicios. También hablaremos del montaje.

Pre-producción

Personalmente, la palabra pre-producción me parece un poco redundante, ya que desde el minuto 1 todo lo que hacemos lo podemos considerar producción, aunque la utilizo para diferenciar las fases de trabajo y que estos posts sean lo más ilustrativos posible.

Si P cuenta con los recursos necesarios en su propia empresa (tarimas para el escenario, moqueta, luz y sonido, video…), transmite el encargo y necesidades. Si no cuenta con estos departamentos, se encargará de llamar a sus proveedores habituales. Por ejemplo: una empresa de sonido, otra de iluminación (pueden ser la misma)…Una empresa que coloque el escenario,otra que coloque la moqueta, otra de restauración que prepare y sirva la cena… Y así con todas las necesidades del evento.

Contratará los servicios que considere adecuados. Con algunos de estos proveedores tendrá que reunirse personalmente y/o enviarles documentación del evento: planos del lugar, medidas, capacidad, público que se espera, horarios previstos… y acordar presupuesto por los servicios o materiales que les contrate. Se deberá conseguir el mejor servicio, los mejores materiales y todo con el menor coste posible…¿cómo? ¡Comienzan los juegos malabares!

Es posible que sea necesario hacer visitas al lugar con varios de estos proveedores, para estudiar in situ el terreno y elegir las mejores opciones (montaje, material, acceso, seguridad, recogida, etc).  Si se pueden juntar varias visitas el mismo día, ahorraremos tiempo.

¿Estás seguro?

Además de todo esto, hay otro detalle importante. Para el evento del que estamos hablando X debería contratar un seguro de Responsabilidad Civil. Para espectáculos, además, es aconsejable contratar otro seguro, de Contingencias. El tema de los seguros lo trataremos más adelante con más amplitud y detalle.

El montaje

Con montaje nos referimos a todo lo que haya que montar o colocar para realizar el evento. Puede ser desde la técnica (sonido e iluminación) hasta todo lo que se necesite para realizarlo. En un evento grande y complejo (por ejemplo, un festival) podríamos pensar en el montaje del escenario, delimitación del recinto, montaje de los camerinos, las barras, la zona VIP, sala de prensa, stands de patrocinadores…

 

Producción de eventos. Montaje.

Montaje de un evento

¿Cuando comienza?

Dependiendo del tipo de evento, del sitio y de las circunstancias, el montaje comenzará antes o después. No hay una regla fija. Para el caso que nos ocupa, la fiesta de aniversario en la empresa de X, lo normal sería comenzar el montaje la tarde anterior o el mismo día por la mañana. ¿Diferencias? Comenzando el montaje el día anterior se podría probar la iluminación en condiciones similares a las que tendrán lugar el día del evento (el propio lugar y la hora, de noche).  Habrá más tiempo, lo que significa menos estrés y mayor capacidad de reacción ante imprevistos (alguna avería, falta de material…). Pero el proveedor nos subirá el precio, ya que son dos días de alquiler de equipos y dos días de trabajo para su personal.

Comenzando el montaje el mismo día ajustaremos el presupuesto. Para el evento del que hablamos, esto sería lo más habitual. Como veis, ambas opciones tienen pros y contras. No hay una sola manera de hacer las cosas ni dos eventos iguales.

Cosas a tener en cuenta

El jefe de producción elaborará un plan de montaje en el que se detallarán tiempos, funciones y personas encargadas de cada tarea. Es importante que este plan esté bien hecho. Que tenga coherencia y que no dificulte a los diferentes trabajadores su labor. Por ejemplo, si tenemos que colocar una moqueta, o una decoración muy especial, sería conveniente que los técnicos de iluminación y sonido pudiesen montar antes, y así no estropear nada ni estorbarse mutuamente. Y la coherencia, básica: no podremos montar la técnica en un escenario que no está terminado, por ejemplo.

También deberemos tener en cuenta las medidas de seguridad necesarias para cada actividad a realizar.

Se irá supervisando que se cumplen las tareas y horarios asignados, solucionando sobre la marcha incidencias o cambios que puedan suceder, así como estará preparado para las próximas fases del proceso de montaje y preparación. Se encargará de dirigir los diferentes equipos.

El jefe de producción debe dar instrucciones claras y precisas de qué y cómo se debe hacer el montaje. Y repetirlas, si hace falta, y comprobar que se cumplen. A mi no me gusta que me tomen el pelo, pero tampoco hacerme el pesado. Y aunque a veces pasa una cosa y a veces otra, dicen que la virtud está en el punto medio. Lo importante es que el trabajo se haga bien.

La producción de eventos es una tarea colectiva, en la que el productor, o jefe de producción, trata con muchas personas de diferentes procedencias, perfiles e intereses. Además, es habitual trabajar a contrarreloj o que surjan inconvenientes e imprevistos. Siempre pasan cosas. Por todo ello: mantener la calma y entender a las diferentes personas que participan en la producción es algo vital. Un operario de montaje tendrá una visión y un objetivo diferente al del fotógrafo. O el personal de limpieza, o los músicos. Y todos serán necesarios para llevar adelante el proyecto. El productor deberá establecer prioridades y solucionar problemas. Encajar todas las piezas y sumar todas las sinergias para llevar a cabo de manera exitosa nuestro evento.

En definitiva

Seguiremos el plan de montaje establecido, intentando cumplir tiempos y objetivos de cada fase. Se debe estar atento a todo lo que pasa, para poder corregir errores o imprevistos sobre la marcha. Y estar en contacto permanente con el cliente. Éste puede no estar conforme al ver el resultado “real” de alguna cosa (el escenario, la iluminación…), o querer cambiar algo a última hora. Si es posible se hará. Si implica riesgos o sencillamente es imposible, deberemos hacérselo entender de la manera más convincente y diplomática posible. Para evitar malos entendidos o sorpresas una vez el montaje está en marcha, es fundamental conocer los materiales, las oportunidades según el evento y el lugar. Y por supuesto, entender al cliente y sus necesidades.

En el próximo post, “arrancamos el bolo”.

 

Si quieres puedes leer todos los posts de esta serie:

1: La producción de eventos (1/4)

2: La producción de eventos (2/4)

4: La producción de eventos (4/4)