Nos vamos de bolo

El blog de producción de eventos de Pedro P. Forcén

La producción de eventos (4/4) Ejecución

Ejecución del evento

Tras el montaje, las pruebas técnicas y los últimos detalles por fin llega el momento del comienzo del evento. De la ejecución de lo que hemos estado preparando.

Seguiremos la escaleta o timing elaborada previamente, de manera que sabremos qué está pasando y que pasará a continuación.

Antes de abrir puertas

Antes de abrir las puertas al público es necesario que el lugar esté preparado. Que hayan finalizado las pruebas y se haya retirado el material de montaje: cables, herramientas, flight cases, escaleras… El lugar debe estar perfecto para recibir al público, preparado para lo que se va celebrar. Y un elemento olvidado puede suponer un riesgo para la seguridad del público. Tal vez sea necesario que el equipo de limpieza repase una zona…

El jefe de producción revisará todos los espacios por los que pasará el público. Supervisará que las tareas están finalizadas y cada profesional en su puesto. Avisará a todos ellos de que se van a abrir las puertas al público y esperará su confirmación de que están preparados.

¡Comenzamos!

Se abren las puertas y comienzan a entrar las primeras personas en nuestro recinto.

En este primer momento estaremos junto a la puerta para comprobar que la entrada de público se hace adecuadamente y no surgen problemas. ¿Qué tipo de problemas pueden surgir? Pues que el dispositivo de entrada (vallas, carriles) no haga fluida la entrada del público y sea necesario cambiarlo. Puede que haya algún elemento (banderas, carteles, etc) que no faciliten el paso de la gente. O que no haya suficiente personal para cortar las entradas y el acceso de público se demore…

Ejecución del evento. Concierto.

Además de en este momento, el jefe de producción deberá ir supervisando el desarrollo de las diferentes actividades que se irán sucediendo. Se irá moviendo por los diferentes espacios, de manera que pueda observar y evaluar el evento desde diferentes perspectivas. Estará bien avisar a los distintos profesionales antes de que llegue su turno de entrar en acción, para que estén preparados (técnicos, artistas, personal de seguridad…).

La ejecución del evento, el que suceda, es cuando se materializan nuestro esfuerzo, nuestro trabajo y nuestra ilusión. En el que se hacen realidad y se muestran. Por eso nuestro grado de atención y concentración deben de ser máximos. Pero también nuestra flexibilidad y capacidad de reacción, ya que un evento es algo vivo, y en el que participan muchas personas. Y a veces las cosas no salen como las habíamos planeado. Lejos de ser un problema, debemos tener en cuenta que es algo habitual. Siempre pasan cosas. Por eso debemos tener recursos e ideas para adaptarnos a esos cambios.

Si algo falla…

Lo primero, no perder la calma.

Lo segundo, intentar solucionarlo de la manera más rápida y efectiva. Confiando en el profesional encargado del tema. Por ejemplo, si falla un micrófono, seguramente el técnico de sonido se ha dado cuenta igual que nosotros. Posiblemente antes. Y normalmente, ellos tienen preparado otro micro que hacen llegar rápidamente al escenario…No es buena idea reñir al técnico ni pedirle explicaciones en ese momento.

Y en tercer lugar, pasado el momento de tensión, entender el motivo del fallo para que no vuelva a suceder a lo largo del bolo. Pero… “¿cómo es posible que un micro deje de funcionar…así, sin más…?”, se pregunta un cliente incrédulo cuando esto pasa…Evidentemente que hay que trabajar con material en perfectas condiciones, y revisarlo SIEMPRE, pero a veces la técnica falla…y no sabemos porqué. Como dice un amigo, técnico experimentado: “Es como una persona, que en un momento está viva y al momento después está muerta”. Terrible metáfora, pero así es, a veces no hay explicación para las cosas y hay que tomar decisiones que nos solucionen el problema. Luego ya buscaremos explicaciones.

Pero nada ha fallado…

…y todo está saliendo bien. Se sigue la escaleta, los protagonistas no tienen mayores problemas (oradores, premiados, músicos…), los técnicos hacen bien su trabajo, nada falla y el público está disfrutando el acto. Genial. Para eso trabajamos.

Finaliza el evento. ¡Felicidades! Todo ha salido como se esperaba. El cliente está contento, el público ha disfrutado y todo ha salido como habíamos previsto. Está bien. Pero no nos relajemos, aún no hemos acabado. Aún falta…

La recogida

Es el final de la producción del evento. Al menos, final en el día y espacio que hemos estado trabajando. El sitio debe quedar como estaba antes de que comenzásemos nuestro montaje.

La recogida no debe comenzar cuando aún hay público en el recinto. Por seguridad (se pueden producir accidentes) y por imagen (parecerá que queremos recoger muy rápido y echar a los asistentes). Claro que queremos recoger cuanto antes y poder acabar nuestra jornada laboral. Pero ello no nos debe cegar ante riesgos laborales, orden y limpieza. La mayoría de accidentes suceden justo antes de empezar el evento y en las recogidas…prisa mata, amigos.

Lo que si podemos hacer, y es recomendable, es ir adelantando trabajo. Lo primero que podemos recoger es el dispositivo de entrada. Si para la entrada de público habíamos creado unos carriles de vallas, para hacer la entrada ordenada, para la salida seguramente no son necesarias, con lo cual podemos retirar esas vallas, control, etc. Así se adelantará trabajo y se hará la salida de público (previsiblemente, todo a la vez) más fluida.

Si hay varios espacios, podemos ir delimitando o cerrando alguno que ya no se utilice. Al estar cerrado, evitaremos que los asistentes se nos cuelen dentro, evitando riesgos innecesarios y dejando a los profesionales trabajar libremente. En el caso de la celebración de la empresa de X, si los asistentes están disfrutando de las últimas canciones del concierto, tal vez el lugar de los discursos se puede ir recogiendo: atril, microfonía… Si el proceso de recogida implica ruido (como por ejemplo el que se produce al usar una plataforma elevadora), o algún riesgo (altavoces pesados, instalaciones eléctricas, apagar luces…), esperaremos hasta que todos los asistentes hayan salido.

Hemos terminado

Cuando se carga el último camión y finaliza la recogida, se acaba el evento. Pero no es el final. Dicen las malas lenguas que la producción nunca termina. Algo hay de cierto.

Tras un merecido descanso, habrá que evaluar resultados: número de asistentes, taquilla, satisfacción del cliente, apariciones en medios…depende del tipo de evento y objetivos planteados previamente. También es importante recordar errores o problemas, que convendrá anotar cuando aún los tenemos frescos, para poder tenerlos en cuenta en próximas ocasiones.

En los días siguientes tendremos que finalizar el desmontaje, en el caso de grandes eventos: desmontar el escenario, recoger vallas y otros elementos del recinto…También habrá que devolver el material que se había alquilado: walkie-talkies, extintores, generadores de corriente…

En caso de depender de alguna subvención o ayuda deberemos documentar de manera minuciosa cómo ha ido nuestro evento, incluyendo fotos, vídeos, datos de asistencia…De igual manera si contamos con patrocinios; si una marca ha confiado en nosotros, debemos mostrarle lo bien que ha salido todo. Sería conveniente enviarles un informe con datos de asistencia y apariciones de su marca en nuestro evento.

Es importante actualizar nuestra web y redes sociales. Subiremos fotos y vídeos y agradeceremos a todos (público, proveedores y profesionales) su participación, animándoles a encontrarnos en el próximo evento.

Después del final: el bis

En estos cuatro posts he repasado de manera general la producción de eventos. Como había aclarado en la presentación del blog, trato los eventos de manera general, sin entrar en características propias de un concierto, un festival o un evento corporativo, sino repasando los puntos comunes a todos. Y sería casi infinita una revisión de TODO lo que interviene en un evento. Además, son el punto de partida del blog; más adelante se irán tratando muchos otros temas más concretos y en mayor profundidad. Estos artículos se basan en mi experiencia y mi visión personal; siempre se suelen cumplir en mayor o menor medida las fases de las que hemos hablado. Hay tantas maneras de hacer producción como personas que la hagan. ¿Nos vamos de bolo?

 

Si quieres leer los posts anteriores:

1/4: La producción de eventos (1/4)

2/4: La producción de eventos (2/4)

3/4: La producción de eventos (3/4)

 

2 Comentarios

  1. Muy instructivo.

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